这样才是正确使用Excel表格的方式(Excel表格的使用方法)

很多人都会使用Excel表格程序,用于记录工作数据。大家学习Excel的方式包括了通过专门的课程,其他同事朋友教学和自学等,但是我观看了很多相关的Excel基础教程视频和书籍,大部分都是只教学了基础概念和操作方法,但是没有讲解在实际使用中提高效率的技巧,因此很多人使用Excel并不能真正的将其办公效果最大化。这里就通过我的经验分享几条正确使用Excel表格的方式供大家参考。

规范化命名工作簿

按照自己的需要结构化命名工作簿,要求能够方便排序和查询,比如工作簿名称要有基本信息,如标题,涉及的时间地点部门员工等。如果要多次修改更新数据,则要添加版本修改日期或者版本号等。

工作簿命名

比如示例工作簿为销售数据,所以开头命名为销售数据,这样方便排序相同类型连续分组,之后数据的日期,可以降序升序排序,还包含数据记录人名称,所在部门等信息,最后是括号中为更新的日期。

规范化命名工作表

默认一个工作簿中工作表名称为sheet1,sheet2,sheet3等,需要将工作表命名为有意义名称。

工作表命名

做好备份

任何更新后的文件,都需要做好备份方便回溯

同一份文件多次修改后注意在修改前将当前版本文件备份,并标记版本号或版本日期

备份

使用标题

记录数据时数据的上方或者左侧添加标题,就是表头,表示数据名称,也可以包含单位等,如销售额(万元)

表头标题

添加注释

使用单元格添加批注功能,对数据说明,如添加到标题对数据详细说明

批注注释

少用手动修改

比如某客户名称为张明,修改为张小明,如果有十几个名称需要修改,手动修改就容易出现输入错误,写成张小名,张明明,张小等或者有遗漏的情况,建议使用查找替换的方式,可以逐个查找并替换保证不会出错。

替换

用颜色区分

不同模块可以使用颜色来区分方便查询数据

未添加颜色

按模块添加颜色

统一模块不同部分可以采用统一色系深浅不同来表示

数值和单位分开

涉及到数值类型的数据如果包含单位,都需要将单位提取出来,另外设置单位或者在表头中说明数据的单位

数值和文本分开

基础数据不出现统计

基础数据录入的工作表有时候大家为了方便统计直接在数据的末端添加了汇总统计,这样虽然查看方便,但是如果经过更改数据,移动位置,添加删除数据等都有可能导致数据不准确,也不方便其他表引用数据,所以建议在录入基础数据的表中不添加统计汇总数据,而是建立数据透视表的方式来查看统计汇总的数据,即方便快捷,也能够随时调整更新数据。

汇总统计

记录添加序号

如果了解过关系型数据的知识,对于记录数据一般是需要建立一个主键字段,主键字段保证数据的唯一性。对于Excel表格中虽然没有严格约束要求,但如果是多条数据记录,没有表示唯一性或者主属性的列,建议添加一个序号列,也方便之后能够通过序号快速找到指定的数据。

序号

引用其他表

如果一个数据涉及函数公式等其中的数据来源是其他表中的数据,一定是通过引用的方式来获得数据,而不是直接复制粘贴或手动输入数字,这样原数据更新时才能保证涉及引用的单元格数据不会出错,重新计算更新数据。

抽查数据

大家在使用公式计算数据时,如果涉及的公式函数较复杂,数据计算完成后是通过拖动填充的方式添加到多个单元格中,为了保证正确性,建议随机抽取几个数据,再手动计算一遍,以保证数据准确无误,以免由计算错误导致损失。

以上就是根据我日常工作经验分享的关于Excel表格使用方式上的一些建议,大家可以参考,并且如果大家需要批量执行以上某些操作,如添加序号,标记颜色,重命名工作簿工作表等,要处理的表格较多,有几百甚至几千个,逐个操作实在太累太麻烦了,可以使用我编写的Excel批处理办公程序,一键实现以上功能。

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